طرح توجیهی چیست و چه اهمیتی دارد؟

آیا می‌دانید چرا طرح توجیهی در مدیریت پروژه مهم است؟ در وهله اول، طرح توجیهی یا تحلیل توجیهی، پایه‌ای است که طرح پروژه شما بر آن استوار خواهد بود. دلیل امر این است که تجزیه و تحلیل این طرح، دوام پروژه شما را تعیین می‌کند. حال که اهمیت طرح توجیهی را می‌دانید، در ادامه مطلب همراه ما باشید تا از نکاتی که بایستی درباره طرح توجیهی بدانید آگاه شوید.

فهرست محتوا:

• طرح توجیهی چیست؟
• اهمیت طرح توجیهی چیست؟
• گزارش طرح توجیهی چه مواردی را شامل خواهد شد؟
• انواع امکان سنجی
  • امکان سنجی مقدماتی
  • امکان سنجی فنی
  • امکان سنجی اقتصادی
  • توجیه قانونی
  • امکان سنجی بازار
• انجام یک طرح توجیهی در 7 مرحله
• نمونه‌های مطالعات امکان سنجی
  • طرح توجیهی ساخت و ساز
• گزارش طرح توجیهی چیست؟
• سخن آخر

طرح توجیهی چیست؟

طرح توجیهی، صرفاً به معنای ارزیابی عملی بودن یک طرح یا روش پروژه پیشنهادی است. این امر با تجزیه و تحلیل عوامل فنی، اقتصادی، قانونی، عملیاتی و زمان سنجی انجام می‌شود. همانطور که از نامش پیداست، باید از خود بپرسید «آیا انجام این کار امکان پذیر خواهد بود؟» مثلاً بایستی وضعیت را بسنجید و ببینید آیا تکنولوژی و علم انجام کاری که در ذهن دارید، فراهم است؟ آیا افراد، ابزار و منابع لازم را دارید؟ و آیا نرخ بازگشت سرمایه در این پروژه، مطابق با انتظارات شما خواهد بود؟

اهمیت طرح توجیهی چیست؟

طرح توجیهی یک پروژه، باید در طول چرخه عمر مدیریت پروژه و پس از تکمیل پرونده تجاری ایجاد شود. به این ترتیب، سوالاتی درباره چیستی و زمان مناسب اقدام موردنظر شما مطرح می‌شود، اما باید به فکر دلیل اقدامی که درنظر دارید نیز بیندیشید. 

یک طرح توجیهی موثر به تصمیم گیرندگان کمک می‌کند تا دیدگاهی جامع از مزایای بالقوه، معایب، موانع و محدودیت‌هایی که می‌تواند بر نتیجه امر تأثیر بگذارد، به دست بیاورند و در نتیجه، پروژه در جهت درست هدایت خواهد شد. هدف اصلی یک طرح توجیهی این است که تعیین کند آیا پروژه می‌تواند از نظر فنی، مالی، قانونی و فروش سودمند باشد یا خیر.

گزارش طرح توجیهی چه مواردی را شامل خواهد شد؟

یافته‌های طرح توجیهی پروژه، در قالب گزارشی گردآوری می‌شود که معمولاً شامل عناصر زیر است:

1. خلاصه اجرایی؛
2. شرح محصول/خدمت؛
3. ملاحظات تکنولوژیک؛
4. بازار محصول/خدمات؛
5. استراتژی بازاریابی؛
6. سازمان / کارکنان؛
7. برنامه ریزی؛
8. پیش بینی‌های مالی؛
9. یافته‌ها و توصیه ها.

بیشتر بخوانید: جذب سرمایه برای تولید با کدام روش بهتر است؟

انواع امکان سنجی

هنگام ایجاد یک طرح توجیهی برای پروژه، موارد زیادی وجود دارد که باید در نظر بگیرید. اصولاً طرح توجیهی جنبه‌های مختلفی دارد که هریک از آنها، برای ارزیابی دیدگاه‌هایی که از زوایای مختلف نسبت به پروژه دارید مناسب خواهند بود.

امکان سنجی مقدماتی

همانطور که از نامش پیداست، امکان سنجی مقدماتی فرآیندی است که قبل از تهیه طرح توجیهی انجام می‌گیرد. این امر، مربوط به تصمیم گیرندگان و کارشناسان می‌شود. در مرحله مقدماتی، تصمیم گیرندگان بایستی ایده‌ها یا رویکردهای مختلف پروژه را اولویت بندی می‌کنند تا مشخص شود که آیا در پروژه نواقص فنی، مالی، عملیاتی یا هر گونه نقص مشهود دیگری وجود دارد یا خیر.

امکان سنجی فنی

در مرحله امکان سنجی فنی، تعیین می‌شود که آیا سازمان شما دارای منابع فنی و تخصص لازم هست تا الزامات پروژه را برآورده کند یا خیر. یک مطالعه فنی، با این هدف انجام می‌شود که مشخص گردد آیا سازمان، ظرفیت‌های لازم برای اجرای یک پروژه را دارد یا خیر. در این راستا، عواملی مانند ظرفیت تولید، نیازهای تسهیلات، مواد خام، زنجیره تامین و سایر ورودی‌ها بررسی خواهند شد.

بیشتر بخوانید: 5 روش تامین مالی کسب و کار؛ بهترین راه تامین سرمایه کدام است؟

امکان سنجی اقتصادی

امکان سنجی اقتصادی، به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید که آیا انجام یک پروژه از نظر مالی امکان پذیر است یا خیر. در ایجاد طرح توجیهی اقتصادی بایستی موارد زیر را درنظر داشته باشید:

• قبل از شروع باید وضعیت سرمایه اولیه، سرمایه در گردش و سایر نیازها (مانند سرمایه احتمالی) را تعیین کنید. تخمین بزنید که چه نوع منابعی (مواد اولیه، تجهیزات و نیروی کار) برای اجرای پروژه شما مورد نیاز خواهند بود. 
• پس از مشخص شدن منابع موردنیاز پروژه، باید از ساختار تفکیک هزینه برای شناسایی تمام هزینه‌های پروژه خود استفاده کنید.
• منابع بالقوه تامین مالی، مانند وام‌ها یا سرمایه گذاری‌هایی از سوی سرمایه گذاران فرشته یا سرمایه گذاران خطرپذیر را شناسایی کنید.
• با انجام تجزیه و تحلیل هزینه-فایده یا تکنیک‌های پیش بینی کسب و کار (مانند برنامه ریزی خطی)، عواملی مانند درآمد مورد انتظار، حاشیه سود و بازگشت سرمایه پروژه خود در سطوح مختلف مالی و تولیدی را برآورد کنید.
• نقطه سربه سر پروژه خود را تخمین بزنید.

توجیه قانونی

پروژه شما باید الزامات قانونی را داشته باشد؛ از جمله قوانین و مقرراتی که برای همه فعالیت‌ها و محصولات قابل تحویل در محدوده پروژه شما اعمال می‌شوند. مطلوب ترین ساختار قانونی برای سازمان و سرمایه گذارانش را درنظر بگیرید. هر ساختار حقوقی کسب و کار، دارای مزایا و معایبی در رابطه با مسئولیت صاحبان مشاغل (مانند شرکت‌های با مسئولیت محدود (LLC)) است که مسئولیت هر شریک تجاری را کاهش می‌دهد.

بیشتر بخوانید: بهترین سرمایه گذاری با 10 میلیون تومان در سال 1402!

امکان سنجی بازار

امکان سنجی بازار تعیین می‌کند که آیا پروژه شما پتانسیل موفقیت در بازار را دارد یا خیر. برای انجام این کار، باید عوامل زیر را تجزیه و تحلیل کنید:

• نمای کلی: صنعت خود را ارزیابی کنید؛ عواملی مانند رشد سال به سال، شناسایی رقبای کلیدی مستقیم و غیرمستقیم، در دسترس بودن منابع و هر روند دیگری که ممکن است بر آینده صنعت و پروژه شما تأثیر بگذارد را کاملاً بررسی نمایید.
• تجزیه و تحلیل SWOT: تجزیه و تحلیل SWOT به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با بررسی نقاط قوت، ضعف و فرصت‌ها و تهدیدهای بازار، تعیین کنند که یک سازمان چقدر می‌تواند رقابت پذیر باشد. 
• بررسی بازار: هدف اصلی از بررسی بازار تعیین این است که ببینید آیا امکان ورود سازمان شما به بازار وجود دارد یا اینکه موانعی در سر راه هستند که ممکن است بر توانایی شما برای رقابت تأثیر بگذارند.

بیشتر بخوانید: سرمایه گذاری با سود بالاتر از سود بانکی (با ضمانت نامه بانکی تعهد پرداخت اصل و سود)

انجام یک طرح توجیهی در 7 مرحله

اگر آماده ایجاد طرح توجیهی خود هستید، این 7 مرحله را دنبال کنید.

1. یک تجزیه و تحلیل اولیه انجام بدهید.
   با ترسیم طرح پروژه خود، کار را شروع کنید. باید بر روی نیازهای برآورده نشده تمرکز کنید؛ مانند بازاری که تقاضا در آن بیشتر از عرضه است و ببینید آیا محصول یا خدمات مدنظر شما، مزیت مشخصی خواهد داشت یا خیر. در مرحله بعد، ببینید آیا موانع دشواری بر سر راه فاکتورهای امکان سنجی وجود دارند یا خیر؟ (به عبارت دیگر، وجود عواملی مانند قیمت خیلی بالا، ناتوان از بازاریابی موثر و غیره را درنظر بگیرید).
2. یک صورت درآمد پیش بینی شده تهیه کنید.
   در این مرحله، باید نگاهی به عقب بیندازید. در ابتدای امر، با درآمدی که از پروژه انتظار دارید شروع کنید و بعد ببینید برای تحقق هدف، چه مقدار پشتوانه مالی نیاز خواهید داشت. پایه و اساس صورت سود و زیان، همین است.
3. نظرسنجی یا تحقیق بازاری انجام بدهید.
   این مرحله، کلید موفقیت طرح توجیهی شماست. بنابراین برای مرحله تجزیه و تحلیل بازار تا حد امکان سنگ تمام بگذارید. اگر سازمان شما منابع لازم برای انجام یک کار مناسب را ندارد، برون سپاری برخی امور لازم گزینه مناسبی خواهد بود.
   تحقیقات بازاری، واضح ترین تصویر را از درآمد و بازگشت سرمایه ای که می‌توانید از پروژه انتظار داشته باشید به شما ارائه می‌دهد. عواملی مانند تأثیر موقعیت جغرافیایی بر بازار، جمعیت شناسی، تجزیه و تحلیل رقبا، ارزش بازار و میزان سهم خود و میزان واکنش بازار به خدماتی که ارائه خواهید داد را ارزیابی کنید.
4. برای سازماندهی کسب و کار و اقدام‌های عملیاتی برنامه بچینید.
   پس از انجام مراحل یاد شده، نوبت به راه سازماندهی پروژه برنامه ریزی شده می‌رسد. در این مرحله، باید عوامل امکان سنجی فنی، عملیاتی، اقتصادی و قانونی را کاملاً بررسی نموده باشید. این مراحل بایستی کامل و جامع انجام شوند، و شامل هزینه‌های راه اندازی، سرمایه گذاری‌های ثابت و هزینه‌های عملیاتی خواهند بود.
5. ترازنامه‌ای برای روز افتتاحیه تهیه کنید.
   این ترازنامه، شامل برآوردی از دارایی‌ها و بدهی‌هاست که باید تا حد امکان دقیق باشد. برای انجام این کار، فهرستی ایجاد کنید که شامل موارد، منابع، هزینه‌ها و تامین مالی موجود باشد. 
6. تمام داده‌ها را بررسی و تجزیه و تحلیل کنید.
   بررسی و تجزیه و تحلیل داده بسیار مهم است؛ زیرا بایستی اطمینان حاصل کنید که همه چیز همانطور است که باید باشد و هیچ چیز نیاز به تغییر یا اصلاح ندارد. مراحل قبلی را تک به تک مجدداً بررسی کنید و آنها را با هزینه‌ها و بدهی‌های خود مقایسه کنید. آیا هنوز هم طرحتان واقع بینانه است؟ این مرحله، بهترین زمان برای درنظر گرفتن ریسک و ارائه هر گونه برنامه احتمالی خواهد بود.
7. تصمیم خود را نهایی کنید.
   اکنون در مرحله تصمیم گیری در مورد امکان پذیر بودن یا نبودن پروژه هستید. ساده به نظر می‌رسد، اما تمام مراحل قبلی به این لحظه تصمیم گیری منجر خواهند شد. یکی دیگر از عواملی که بایستی در نظر بگیرید این است که آیا این پروژه ارزش وقت، تلاش و هزینه‌ها را دارد؟ آیا با اهداف استراتژیک و آرزوهای بلندمدت سازمان همخوانی دارد یا خیر؟

بیشتر بخوانید: کرادفاندینگ چیست؟ آنچه که در مورد تامین مالی جمعی باید بدانید

نمونه‌های مطالعات امکان سنجی

در ادامه چند نمونه ساده مطالعات امکان سنجی آورده شده تا تصور بهتری از کاربرد طرح توجیهی در صنایع مختلف داشته باشید.

طرح توجیهی ساخت و ساز

بیایید یک شرکت ساختمانی بزرگ را تصور کنیم که قصد دارد در آینده نزدیک، یک پروژه جدید برای سودآوری بیشتر شروع کند.

• مطالعه امکان سنجی مقدماتی: اولین گام، انجام امکان سنجی مقدماتی است. این مرحله می‌تواند به سادگی یک جلسه باشد که در آن تصمیم گیرندگان، پروژه‌ها را اولویت بندی می‌کنند و ایده‌های پروژه‌های مختلف را مورد بحث قرار می‌دهند تا مشخص شود کدام یک سود مالی بیشتری برای سازمان خواهد داشت.
• امکان سنجی فنی: حالا زمان برآورد منابع مورد نیاز برای اجرای پروژه ساخت و ساز (مانند مواد خام، تجهیزات و نیروی کار) است. اگر هر بخش از کار توسط شرکت و با منابع فعلی آن قابل اجرا نباشد، برای پر کردن شکاف از استخدام پیمانکار یا برون سپاری استفاده خواهد شد.
• امکان سنجی اقتصادی: بعد از اینکه تیم مدیریت پروژه عواملی مانند مواد، تجهیزات و نیروی کار مورد نیاز را مشخص کرد، می‌تواند هزینه‌ها را برآورد کند. برای تخمین هزینه از اطلاعات پروژه‌های گذشته، نقشه‌های ساخت و ساز و اسنادی مانند صورتحساب‌ها برای دستیابی به برآورد هزینه دقیق استفاده می‌شود. سپس بر اساس این برآورد، حاشیه سود و پیش‌بینی‌های مالی برای تعیین امکان‌سنجی اقتصادی تجزیه و تحلیل خواهد شد.
• امکان سنجی قانونی: شرکت باید تمام مقررات بالقوه، کدهای ساختمانی و قوانینی را که ممکن است بر پروژه تأثیر بگذارد، شناسایی کند. بایستی از دولت محلی درخواست تأیید کند تا بتواند پروژه ساخت و ساز را آغاز نماید.
• امکان سنجی بازار: امکان سنجی بازار بسته به ماهیت پروژه تعیین خواهد شد. برای این مثال، فرض کنید یک پروژه ساخت و ساز مسکونی ساخته خواهد شد. برای سنجش پتانسیل بازار باید متغیرهایی مانند میانگین درآمد خانوارها در شهر، نرخ جرم و جنایت، تراکم جمعیت و هرگونه روند مهاجرت تجزیه و تحلیل شود.

گزارش طرح توجیهی چیست؟

کاری که در نهایت باید انجام دهید، تنظیم گزارش امکان سنجی خواهد بود. در این گزارش، جوانب مختلف را مانند یک الگوی کلی درنظر بگیرید. در این راستا، خلاصه‌ای اجرایی از فرصت تجاری که در حال ارزیابی آن هستید را به همراه شرح محصول یا خدمات را ارائه بدهید و به سوالاتی مانند نمونه‌های زیر پاسخ بدهید:
آیا تکنولوژی که قرار است از آن استفاده کنید را حاضر دارید یا می‌خواهید آن را بسازید؟

بازار محصول و خدمات شما، چگونه است؟ چطور دوباره می‌توانید بازار خاصی که قرار است هدف قرار دهید را شناسایی کنید؟ از چه  استراتژی بازاریابی که برای هدف قرار دادن بازار استفاده خواهید کرد؟

بیشتر بخوانید: بهترین نوع ضمانت برای جذب سرمایه از سرمایه گذاران چیست؟

سخن آخر

یک طرح توجیهی، شامل ارزیابی دقیق ایده کسب و کار جدید شما خواهد بود. هدف از ایجاد طرح توجیهی، این است که مشخص شود آیا پروژه ای که در ذهن دارید قابل اجرا خواهد بود یا خیر. تمام تحقیقات اولیه و ارزیابی‌هایی که انجام می‌دهید، در راستای پاسخگویی به همین سوال هستند.

امکان سنجی جوانب مختلف به شما کمک می‌کند تا هزینه‌ها و فعالیت‌های مورد نیاز برای راه‌اندازی یک پروژه یا کسب‌وکار را بسنجید، و نحوه تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد شروع یک کسب‌وکار و انجام آن را در نظر بگیرید. ضمنا یک طرح توجیهی مناسب به شما کمک می‌کند که جهت تامین سرمایه راحت‌تر سرمایه‌گذاران را مجاب کنید و جذب سرمایه لازم برای پروژه را به انجام برسانید.

مهمتر از همه، یک طرح توجیهی اصولی تصویری از هزینه‌هایی که باید در نظر بگیرید، و درآمد و سودی که می‌توانید به طور واقع بینانه انتظار داشته باشید به شما ارائه می‌دهد.